یکی از دغدغه بسیاری از مجموعه‌ها و سازمانها از دیرباز، خرید هدایای تبلیغاتی و هدیه سازمانی برای کارکنان، مشتریان، میهمانان و …می‌باشد. بر این اساس باید گفت این موضوع همواره در هر مجموعه کسب و کار و دولتی از مصادیق مورد بحث در مناسبت‌های مختلف بوده اس. برای شناخت بهتر انواع هدایای سازمانی و تبلیغاتی بهتر دیدیم بررسی اجمالی به انواع بسته‌های سازمانی و چگونگی انتخاب مناسب داشته باشیم.
اصولا برای آشنایی با این مقوله باید از دو دیدگاه این موضوع را مورد بررسی قرار داد: مخاطبین و مناسبت‌ها
بر این اساس برای تهیه یک بسته سازمانی مناسب باید دو موضوع اصلی حتما مورد توجه قرار گیرد. ابتدا اینکه مخاطبان بسته‌های مورد نظر در چه دسته‌ای قرار می‌گیرند و سپس اینکه به چه مناسبتی این بسته‌ها باید برای مخاطبین تهیه شود. لذا برای آشنایی بیشتر با این موضوع به بررسی کوتاه دو مورد فوق می پردازیم.
الف) مخاطبین انواع هدایای تبلیغاتی:
اصولا مخاطبین بسته‌ها و هدایا در یک سازمان از موارد ذیل خارج نمی‌باشند:
1- مدیران و کارمندان:
به طورکلی مدیران و کارمندان سازمانها و کسب و کارها، همیشه در اولویت دریافت پاداش‌ها و هدایا می‌باشند. از آنجا که این افراد به عنوان اعضای زنده‌ی نگاه دارنده یک سازمان عمل می‌کنند، از دید مدیران ارشد مجموعه‌های موفق، رفاه و اهمیت دادن به پرسنل، از جایگاه ویژه‌ای برخوردار است. بر این اساس هر سازمان برای حفظ همبستگی و توسعه روح همکاری در مجموعه‌ی خود، باید به این مهم بسیار توجه نماید. اصولا در بسته‌های مناسب برای مدیران و کارمندان، باید تلاش شود تا بسته‌هایی که ارزش مادی، رفاهی و اصالت بیشتری دارد استفاده شود تا پرسنل، خود را در سود مجموعه شریک بدانند. بسیاری از سازمانها بسته به علایق مدیران ارشد خود، اغلب هدایایی گران ولی غیرکاربردی برای پرسنل خود تهیه می‌نمایند که این موضوع باعث خواهد شد حس بدی از اتلاف منابع به کارکنان دست دهد. بر همین اساس، بهترین هدایای سازمانی باید بسته به روحیات جمعی و اقتصادی پرسنل هر سازمان تهیه و در اختیار آنها قرار گیرد تا این هزینه‌ها تبدیل به نوعی سرمایه‌گذاری معنوی در راستای اهداف شرکت و وفاداری پرسنل به سازمان شود.
2- میهمانان
بسیاری از سازمانها برای میهمانان مهم و مشتریان ثابت خود که معمولا با مدیران ارشد مجموعه ملاقات دارند، اقدام به تهیه‌ی بسته‌های هدیه می‌نمایند. اصولا درصد زیادی از مجموعه‌ها تلاش می‌کنند تا با کاتالوگهای سازمانی و یا قطعه‌ای از محصولات خود(در صورتی که قابلیت هدیه دادن داشته باشد) میهمانان خود را بدرقه نمایند.
اما درصد بسیار زیادی از شرکت‌های بزرگ دولتی، خصولتی و خصوصی هستند که محصولاتی این چنین نداشته و خدمات دیگری عرضه می کنند، با این حال با صرف هزینه‌های بسیار، تلاش به جلب نظر میهمانان خود دارند. اما مشکلی که در بسیاری از این مجموعه‌ها وجود دارد، عدم وجود استراتژی مناسب برای تهیه‌ی هدایای سازمانی می‌باشد و بر همین اساس، رویکرد عمده بر این است که بسته‌های متنوع با قیمتی مناسب تهیه شود. در صورتی که یک مجموعه هدف مشخصی از اهدای بسته‌های هدیه به مخاطبین داشته باشد، می‌تواند با تهیه هدایایی اصیل، کاربردی و دوست‌داشتنی، خاطره‌ای ماندگار در ذهن میهمانان خود برجای گذارد.
برای تهیه هدایای میهمانان، اولویت اصلی باید در تهیه بسته‌هایی مرتبط با اهداف سازمان باشد و پس از آن تلاش شود تا حس نوستالژیک و روحیه‌ی اصیل مخاطبان را برانگیزد. بر این اساس توجه به روحیات مخاطبان و میهمانان بر اساس نوع آنها، می‌تواند در تهیه‌ی آنها بسیار موثر باشد. به عنوان مثال، در مجموعه‌هایی که میهمانان اغلب از افراد متمول می‌باشند، تهیه‌ی هدایایی با اصالت بالا (فارغ از قیمت آن) بسیار مناسب است، در حالی که مجموعه‌هایی که میهمانان آن اغلب از مدیران دولتی هستند، بسته‌هایی که در عین اصالت کاربردی‌تر باشند شاید مناسب‌تر به نظر برسد. شناخت هر سازمان از میهمانان عمده‌ی خود، قسمتی مهم از این فرایند است.
3- مشتریان
برخی از مجموعه‌ها مخصوصا کسب و کارها برای مشتریان دایمی خود یا مشتریانی که خریدهای مناسبی داشته باشند، اغلب تسهیلاتی فراهم می‌کنند. بر این اساس، برای بسیاری از این قبیل مشتریان، در مناسبت‌های مختلف هدایایی به رسم تشکر یا یادبود تهیه می‌نمایند. برای مجموعه‌هایی که محصولاتی قابل عرضه در بسته‌های سازمانی ندارند، تهیه هدایای مناسب، یک امر ضروی حساب می‌شود. پس لازم است بسته‌هایی برای این مشتریان آماده شود که هم حس خوبی در آنها تداعی کند و هم ماندگار و به یادماندنی باشد.
4- مخاطبان عام(مشتریان بالقوه)
این دسته از مخاطبان را باید جز مخاطبانی به شمار آورد که اغلب یا در نمایشگاه‌ها و یا در همایش‌ها و امثالهم با سازمانها ارتباط برقرار می‌کنند. اصولا بسته‌های مناسب این دسته از مشتریان، با کاتالوگهای سازمانی و نمادی از سازمان همراه است. بسته‌ی مناسب برای این مخاطبان، باید بسیار دوستانه، ساده و کاربردی باشد تا بتواند آنها را از یک مشتری بالقوه به مشتری بالفعل تبدیل نماید.
ب) مناسبت‌های انواع هدایای سازمانی:
برای انتخاب و تهیه‌ی هدایای سازمانی مناسب، علاوه بر توجه به مخاطبین، اصولا مناسبت‌هایی که هدایا به آنها تقدیم می‌شود نیز بسیار حایز اهمیت است. به همین منظور می‌توان موارد ذیل را مدنظر قرارداد:
1- مناسبت‌های تقویمی:
اصولا بسیاری از موضوعات مدنظر سازمانها برای تهیه بسته‌های سازمانی بخاطر مناسبت‌هایی است که در تقویم کشور قرار داده شده است. خرید جذاب ترین هدایای سازمانی شب یلدا، نوروز، روز زن، روز مرد، روز مهندس، روز دکتر، روز کارمند و امثالهم، از مناسبت‌های مهمی است که بسیاری از سازمانها به آن اهمیت ویژه‌ای می‌دهند. برای بسته‌های شب یلدا و سال نو تلاش می‌شود تا محصولات رفاهی مناسب خانواده‌ها تهیه شود. اما بسیاری از سازمانها در این خصوص، دچار تکرار شده و هر سال بسته‌ای ثابت را به مدیران، کارمندان و مشتریان خود ارائه می‌دهند. اصولا برای تهیه‌ی این هدایا، باید تلاش شود تا با تنوع بخشیدن به محتویات داخل بسته‌های سازمانی در هر مناسبت، حسی متفاوت و دوست‌داشتنی به دریافت‌کنندگان منتقل شود. اصولا به دلیل اینکه بسته‌های مناسبتی تقویمی رایج‌ترین نوع بسته‌های سازمانی به حساب می‌آیند، بسیاری از سازمانها باید تلاش کنند تا با تهیه‌ی بسته‌های متفاوت و مقرون به صرفه، علاوه بر تامین خواسته‌های مادی مخاطبین خود، خواسته‌های معنوی و حس خوب هدایا را به آنها منتقل نمایند.
2- مناسبت‌های شخصی در انواع هدایای سازمانی
مناسبت‌هایی مانند تولد مدیران و کارمندان، سالروز تاسیس سازمان و… روزهای مهم و ماندگار برای یک سازمان به شمار می‌رود و از جمله مواردی است که بسیاری از مجموعه‌ها سعی می‌کنند به دلایل متعدد آن را گرامی دارند. بر این اساس، با توجه به تکثر موضوع و نیاز به شخصی‌سازی، بسیاری از مجموعه‌ها تلاش می‌کنند تا به صورت نقدی آن را با پرسنل خود جشن بگیرند. با این حال، بنظر می‌رسد اگر سازمانی در راستای وفادارسازی کارمندان استراتژی‌های قابل دفاعی داشته باشد، باید تلاش نماید تا این بسته‌ها را برای هر فرد آماده نموده تا از حالت یک وظیفه‌ی سازمانی خارج شده و حس خوب اهمیت دادن سازمان به پرسنل خود در کارمندان و مدیران زنده و احیا شود. هرچه یک سازمان در تبدیل وظیفه سازمانی به یک اقدام اهمیت بخش به پرسنل تلاش نماید، از سوی دیگر نتیجه‌اش را در وفادارسازی پرسنل خود بیشتر مشاهده خواهد نمود.
3- مناسبت‌های سازمانی
در این دسته می توان موضوعاتی مانند نمایشگاه‌ها، همایش‌ها، سمینارها و… را قرار داد که در مقاله کاربرد هدایا و بسته های سازمانی آن را بیشتر شرح داده ایم و یک سازمان برای آن بسته‌های هدیه سازمانی تهیه می نماید. اصولا برای نمایشگاه‌های داخلی باید تلاش شود تا کاتالوگهای کاربردی، لیست قیمت و… به مخاطبین ارائه شود. در خصوص نمایشگاه‌های خارجی باید تلاش اصلی در ایجاد یک حس اصیل و ایرانی برای مخاطبان غیر ایرانی مورد توجه قرار گیرد. استفاده از سوغاتی‌های خوراکی و صنایع دستی ایران در بسته بندی‌های شکیل و زیبا، در کنار کاتالوگ‌هایی با زبان های‌خارجی می‌تواند بسیار مفید فایده باشد.
علاوه بر این در بسیاری از سمینارها و همایش‌ها، با توجه به اینکه میهمانان اصلی بدون دریافت هزینه در آن شرکت می‌نمایند، تهیه بسته های مناسب و ارزشمند در احترام به مخاطبان هدیه بسیار قابل اهمیت است. بر این اساس می‌توان گفت استفاده از بسته‌های اصیل، ایرانی و گرانب‌ها که ارزش مادی و معنوی را در کنار یکدیگر فراهم نماید، بسیار می‌تواند در این زمینه مثمرثمر باشد.
4- پذیرایی
بسته‌های هدیه سازمانی که به میهمانان یک سازمان اهدا می‌شود را می توان در این دسته قرار داد. لذا همانطور که پیشتر توضیح داده شد، باید تلاش شود تا با شناخت بهتر این مخاطبان، بسته‌هایی مناسب با شان آنها تهیه و در اختیار آنها قرار گیرد.
نتیجه‌گیری
در خاتمه این مطلب می‌توان اینطور بیان کرد که پیش از تهیه ی بسته‌ها و هدایای سازمان، هر مجموعه باید تلاش کند تا طیف مخاطبان بسته‌ها را تا حد امکان شناسایی کرده و بر اساس اطلاعات خود، مناسبت اهدای آن هدایا را مدنظر قرار دهد و سپس اقدامات اجرایی را به انجام رساند.برای این منظور خواندن مقاله بهترین محصولات برای پک هدایای سازمانی را هم به شما توصیه می کنیم. پر واضح است که هزینه کردن برای هر مجموعه، باید فایده‌ای مادی یا معنوی به ارمغان آورد. پس بهتر این است که پیش از انجام هزینه، بررسی‌های لازم انجام و با استفاده از تجربه مجموعه‌هایی که هدایای سازمانی متعددی در کارنامه خود دارند، بسته‌های مناسبی را برای مخاطبین خود تهیه نمایند.